Algemene voorwaarden
VERSIE: SEPTEMBER 2026
1. Algemeen
1.1 De algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten, prestaties en facturen van STUDIO BGRTS, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
1.2 Deze algemene voorwaarden vormen samen met de offerte, opdrachtbevestiging of andere schriftelijke afspraken de overeenkomst tussen STUDIO BGRTS en de klant.
1.3 De algemene voorwaarden zijn beschikbaar via www.studiobgrts.be/voorwaarden en worden voor of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant ter beschikking gesteld.
1.4 Door een offerte of opdracht schriftleijk te aanvaarden, bevestigt de klant kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.
1.5 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn enkel geldig wanneer deze vooraf schriftelijk zijn overeengekomen.
2. Offertes en opdrachten
2.1 Offertes van STUDIO BGRTS zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, en zijn geldig gedurende de termijn die op de offerte is vermeld. Indien geen termijn is vermeld, blijft een offerte 30 dagen geldig vanaf de offertedatum.
2.2 Een opdracht komt tot stand zodra de klant de offerte of opdracht schriftelijk aanvaardt, of zodra STUDIO BGRTS de opdracht schriftelijk bevestigt.
2.3 Een datum of tijdstip wordt pas definitief voor de klant gereserveerd nadat de opdracht is bevestigd en, indien van toepassing, het overeengekomen voorschot is ontvangen.
2.4 De inhoud van de opdracht wordt bepaald door de offerte, opdrachtbevestiging en eventuele schriftelijke afspraken. Meerwerk of bijkomende prestaties die niet in de oorspronkelijke opdracht zijn inbegrepen, worden afzonderlijk aangerekend.
2.5 Mondelinge afspraken of wijzigingen zijn slechts bindend wanneer deze door STUDIO BGRTS schriftelijk worden bevestigd.
3. Prijzen en betaling
3.1 Alle vermelde prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
3.2 Eventuele bijkomende kosten, zoals verplaatsingen, parkeerkosten, materiaalhuur, overnachtingen, transport, specifieke licenties of andere vooraf afgesproken kosten, worden afzonderlijk vermeld of aangerekend.
3.3 Facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij op de offerte of factuur een andere betalingstermijn is vermeld.
3.4 Voor bepaalde opdrachten, waaronder fotografie en huwelijksfotografie, kan STUDIO BGRTS een voorschot of voorafbetaling vragen. De opdracht of datum is in dat geval pas definitief gereserveerd na ontvangst van het overeengekomen bedrag.
3.5 Bij niet-betaling door een onderneming op de vervaldag is, zonder dat een voorafgaande ingebrekestelling vereist is, van rechtswege de wettelijke interest verschuldigd, evenals de redelijke kosten die voortvloeien uit betalingsachterstand, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving.
3.6 Voor consumenten gelden bij betalingsachterstand de dwingende wettelijke regels, waaronder de verplichtingen inzake de eerste betalingsherinnering en de toepasselijke wachttermijn. Eventuele interesten en schadevergoedingen worden slechts aangerekend voor zover en vanaf het ogenblik waarop dit wettelijk is toegestaan.
3.7 Indien een factuur gedeeltelijk wordt betwist, blijft het niet-betwiste gedeelte verschuldigd.
4. Annulering en verplaatsing door de klant
4.1 Annulering of verplaatsing van een opdracht dient zo snel mogelijk schriftelijk aan STUDIO BGRTS te worden meegedeeld.
4.2 Voor opdrachten waarvoor geen specifieke annulatievoorwaarden in de offerte zijn opgenomen, gelden de volgende voorwaarden:
· Annulering meer dan 48 uur voor aanvang van de opdracht: geen annulatievergoeding;
· Annulering minder dan 48 uur voor aanvang van de opdracht: 50% van het overeengekomen bedrag;
· Annulering minder dan 24 uur voor aanvang van de opdracht: 100% van het overeengekomen bedrag.
4.3 Reeds gemaakte en niet-recupereerbare kosten, zoals materiaalhuur, transport, parkeerkosten, overnachtingen of andere kosten die specifiek voor de opdracht werden gemaakt, blijven steeds verschuldigd.
4.4 Voor opdrachten waarvoor in de offerte specifieke annulatievoorwaarden zijn opgenomen, bijvoorbeeld huwelijksfotografie, gelden die specifieke voorwaarden in plaats van artikel 4.2.
4.5 Indien een opdracht door de klant wordt verplaatst, wordt dit beschouwd als een annulering en nieuwe boeking indien de oorspronkelijke datum hierdoor niet langer beschikbaar blijft. STUDIO BGRTS kan in dat geval een annulatievergoeding aanrekenen overeenkomstig deze voorwaarden of de specifieke afspraken in de offerte.
4.6 Voor consumenten worden annulatie- en schadevergoedingen steeds toegepast binnen de grenzen van de dwingende wettelijke bepalingen.
5. Annulering door STUDIO BGRTS en overmacht
5.1 STUDIO BGRTS voert iedere opdracht naar best vermogen uit.
5.2 Indien STUDIO BGRTS door overmacht of een andere onvoorzienbare omstandigheid buiten haar redelijke controle de opdracht niet of niet tijdig kan uitvoeren, zal zij de klant hierover zo snel mogelijk op de hoogte brengen.
5.3 Onder overmacht kan onder meer worden verstaan: ernstige ziekte, ongeval, technische storingen, onbeschikbaarheid van essentiële apparatuur, overheidsmaatregelen, extreme weersomstandigheden, brand, stroomuitval, stakingen, verkeersproblemen of andere omstandigheden die redelijkerwijs niet konden worden voorzien of voorkomen.
5.4 Indien mogelijk zal STUDIO BGRTS eerst proberen de opdracht te verplaatsen of een geschikte vervanger voor te stellen.
5.5 Indien uitvoering definitief onmogelijk is geworden, kunnen beide partijen de overeenkomst beëindigen voor het nog niet uitgevoerde gedeelte. Reeds betaalde bedragen voor niet-geleverde prestaties worden in dat geval terugbetaald, behoudens bedragen die betrekking hebben op reeds geleverde prestaties of niet-recupereerbare kosten.
5.6 Deze bepaling doet geen afbreuk aan dwingende wettelijke rechten van de klant.
6. Uitvoering van de opdracht
6.1 STUDIO BGRTS voert de opdracht uit volgens de professionele normen die redelijkerwijs van haar mogen worden verwacht.
6.2 De klant verstrekt tijdig alle informatie, instructies, bestanden, toegangen, contactpersonen en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de opdracht.
6.3 Vertragingen of bijkomende kosten die het gevolg zijn van laattijdige, onvolledige of onjuiste informatie of medewerking van de klant kunnen aan de klant worden aangerekend.
6.4 STUDIO BGRTS bepaalt, binnen de overeengekomen opdracht, de praktische en creatieve wijze waarop de prestaties worden uitgevoerd.
6.5 Indien dit voor een goede uitvoering van de opdracht noodzakelijk of wenselijk is, kan STUDIO BGRTS, naargelang de aard van de opdracht, een beroep doen op een medewerker, assistent, tweede fotograaf, vervanger of andere gekwalificeerde derde.
7. Audiovisuele en productieopdrachten
7.1 Bij opdrachten als opnameleider, studiomeester, prompter operator, regisseur, videomaker, fotograaf of andere productieopdrachten is STUDIO BGRTS afhankelijk van de planning, instructies, locatie, apparatuur en omstandigheden die door de opdrachtgever of productie worden voorzien.
7.2 STUDIO BGRTS is niet verantwoordelijk voor wijzigingen in planning, technische omstandigheden, vertragingen of beslissingen van de opdrachtgever, productie, omroep, locatie of andere betrokken partijen.
7.3 Indien de opdracht doorloopt buiten de vooraf overeengekomen uren, kan bijkomende tijd of meerwerk worden aangerekend indien dit vooraf is overeengekomen of redelijkerwijs uit de omstandigheden van de opdracht voortvloeit.
7.4 De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de algemene productieorganisatie, de nodige vergunningen, toestemmingen, veiligheidsmaatregelen en het ter beschikking stellen van de noodzakelijke faciliteiten, tenzij hierover uitdrukkelijk andere afspraken zijn gemaakt.
8. Fotografie en beeldmateriaal
8.1 De klant erkent dat fotografie een creatieve en artistieke dienstverlening is. De stijl, beeldselectie, kadrering, kleurweergave, nabewerking en creatieve interpretatie behoren tot de professionele vrijheid van STUDIO BGRTS.
8.2 De klant verklaart kennis te hebben genomen van het portfolio en de fotografische stijl van STUDIO BGRTS. Het resultaat kan daardoor afwijken van concrete voorbeelden of verwachtingen die niet vooraf schriftelijk werden overeengekomen.
8.3 STUDIO BGRTS maakt een professionele selectie van de beelden. Niet alle gemaakte beelden worden noodzakelijk geleverd.
8.4 Onscherpe, dubbele, technisch mislukte, ongewenste of anderszins niet-geselecteerde beelden worden niet geleverd.
8.5 RAW-bestanden en onbewerkte bronbestanden worden niet geleverd, tenzij vooraf schriftelijk anders overeengekomen.
8.6 De levering gebeurt volgens de termijn die in de offerte of opdrachtbevestiging is vermeld. Indien geen termijn is overeengekomen, wordt het beeldmateriaal binnen een redelijke termijn geleverd, rekening houdend met de aard en omvang van de opdracht.
8.7 Indien bestanden digitaal worden geleverd, is de klant zelf verantwoordelijk voor het downloaden en bewaren van de geleverde bestanden. STUDIO BGRTS kan niet garanderen dat online galerijen of downloadlinks onbeperkt beschikbaar blijven.
8.8 STUDIO BGRTS streeft ernaar geleverde digitale bestanden gedurende een redelijke periode te bewaren, maar kan na een bepaalde periode niet garanderen dat bestanden nog beschikbaar zijn. De klant wordt daarom aangeraden steeds zelf een back-up te bewaren.
9. Intellectuele eigendom en gebruiksrechten
9.1 Alle auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten op door STUDIO BGRTS gemaakte foto’s, video’s, ontwerpen, montages, teksten, grafische creaties en andere werken blijven bij STUDIO BGRTS, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
9.2 De levering en volledige betaling van beeldmateriaal houdt geen overdracht van auteursrechten in.
9.3 Na volledige betaling krijgt de klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor het gebruik dat in het kader van de opdracht is overeengekomen.
9.4 Voor particuliere fotografie houdt dit, tenzij anders afgesproken onder meer persoonlijk gebruik, afdrukken en delen via persoonlijke sociale media in.
9.5 Commercieel gebruik, verkoop, sublicentie, grootschalige publicatie, bewerking of gebruik voor reclame- of marketingdoeleinden is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van STUDIO BGRTS, tenzij dit uitdrukkelijk in de opdracht is inbegrepen.
9.6 Het verwijderen van het auteursrecht, watermerk of andere aanduiding van STUDIO BGRTS is niet toegestaan wanneer deze op het geleverde materiaal aanwezig is.
9.7 Een vermelding van © STUDIO BGRTS of een tag/vermelding van STUDIO BGRTS bij publicatie op sociale media wordt gewaardeerd, maar is voor particuliere klanten niet verplicht, tenzij anders overeengekomen.
10. Portfolio, publicatie en recht op afbeelding
10.1 STUDIO BGRTS kan foto’s en ander beeldmateriaal gebruiken voor portfolio-, website-, sociale-media-, wedstrijd- en andere promotionele doeleinden wanneer hiervoor de vereiste toestemming van de afgebeelde personen werd verkregen.
10.2 Het maken van een foto houdt niet automatisch toestemming in om die foto publiek te publiceren. Voor publicatie wordt rekening gehouden met het toepasselijke recht op afbeelding en, waar vereist, met toestemming van de afgebeelde persoon.
10.3 Bij opdrachten waarbij herkenbare personen centraal worden gefotografeerd, kan de klant bij de boeking aangeven dat hij of zij niet wenst dat de beelden voor promotionele doeleinden worden gebruikt. STUDIO BGRTS respecteert een dergelijke keuze voor zover deze betrekking heeft op personen over wie de klant bevoegd is toestemming te geven.
10.4 De klant die een opdracht boekt waarbij meerdere personen worden gefotografeerd, is verantwoordelijk voor het informeren van de betrokken personen over de aanwezigheid van een fotograaf en over de toepasselijke afspraken, voor zover dit redelijkerwijs binnen zijn of haar verantwoordelijkheid valt.
10.5 Voor minderjarigen wordt voor publicatie rekening gehouden met de vereiste toestemming van de persoon/personen die hiervoor wettelijk bevoegd zijn.
11. Aansprakelijkheid
11.1 STUDIO BGRTS voert haar opdrachten met de nodige zorg uit, maar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor omstandigheden die buiten haar redelijke controle vallen.
11.2 STUDIO BGRTS is, binnen de grenzen van de wet, niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, gemiste inkomsten of schade die uitsluitend het gevolg is van een beslissing of handeling van de klant of een derde.
11.3 Bij verlies, beschadiging of onbeschikbaarheid van beeld- of andere bestanden als gevolg van een technisch defect of een andere oorzaak waarvoor STUDIO BGRTS aansprakelijk zou zijn, is de aansprakelijkheid in beginsel beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht werd betaald, behoudens wanneer een wettelijke beperking niet is toegestaan.
11.4 STUDIO BGRTS kan in geen geval haar aansprakelijkehid uitsluiten of beperken voor schade waarvoor een dergelijke uitsluiting of beperking wettelijk niet is toegestaan, waaronder aansprakelijkheid wegens opzet, overlijden of lichamelijk letsel door een fout waarvoor STUDIO BGRTS aansprakelijk is.
11.5 De beperkingen van dit artikel gelden niet wanneer dwingend recht een verdergaande aansprakelijkheid voorschrijft.
12. Klachten
12.1 Klachten over een opdracht of levering worden zo snel mogelijk en bij voorkeur schriftelijk gemeld, zodat STUDIO BGRTS de mogelijkheid krijgt om het probleem te onderzoeken en, indien mogelijk, te herstellen.
12.2 Voor zichtbare gebreken of tekortkomingen wordt de klant verzocht de klacht uiterlijk binnen 14 kalenderdagen na levering of uitvoering van de opdracht te melden.
12.3 Deze termijn doet geen afbreuk aan wettelijke rechten van consumenten of aan rechten met betrekking tot verborgen gebreken ofandere wettelijke aanspraken waarvoor een langere termijn geldt.
12.4 Klachten over een factuur dienen zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 14 kalenderdagen na ontvangst van de factuur schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting voor het niet-betwiste gedeelte niet op.
13. Privacy
13.1 STUDIO BGRTS verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.
13.2 Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens en de rechten van betrokkenen is opgenomen in de privacyverklaring van STUDIO BGRTS, beschikbaar via www.studiobgrts.be/privacy
14. Nietigheid en wijzigingen
14.1 Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig, nietig of onafdwingbaar zouden zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
14.2 De ongeldige of onafdwingbare bepaling wordt, voor zover wettelijk mogelijk, vervangen door een geldige bepaling die het oorspronkelijke doel ervan zo dicht mogelijk benadert.
14.3 STUDIO BGRTS kan deze algemene voorwaarden aanpassen voor toekomstige opdrachten. Op reeds gesloten overeenkomsten blijft de versie van toepassing die gold op het moment waarop de overeenkomst werd gesloten, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen of een wettelijke verplichting anders bepaalt.
15. Toepasselijk recht en geschillen
15.1 Op de overeenkomsten met STUDIO BGRTS is het Belgisch recht van toepassing.
15.2 Partijen proberen eventuele geschillen eerst in onderling overleg op te lossen.
15.3 Indien een minnelijke oplossing niet mogelijk blijkt, zijn de rechtbanken bevoegd die volgens de toepasselijke wettelijke regels bevoegd zijn.
Voor vragen of onduidelijkheden over deze voorwaarden kan contact opgenomen worden via www.studiobgrts.beof door te mailen naar info@studiobgrts.be.